Sieben Tipps zur Optimierung Ihres Forderungsmanagements

Der Erfolg Ihres Unternehmens ist deutlich spürbar; die Aufträge gehen ein. Dennoch behindert trotz dieser positiven Entwicklungen ein erheblicher Betrag an offenen Rechnungen Ihre Fähigkeit, Lieferanten zu bezahlen. Ähnlich wie bei Ihren persönlichen Finanzen, bei denen das Fehlen von Gehalt Ihre Einkäufe gefährden kann, ist effektives Forderungsmanagement unerlässlich. Die Optimierung von Forderungsprozessen, sowohl schneller als auch kundenfreundlicher, ist von großer Bedeutung, um pünktliche Zahlungen zu gewährleisten. In diesem Artikel teilen wir sieben Tipps, um Ihr Forderungsmanagement zu stärken.

Die Verwaltung von Forderungen hat manchmal nicht die höchste Priorität, mit der Vorstellung, dass Kunden letztendlich von selbst bezahlen. Je länger jedoch Rechnungen unbezahlt bleiben, desto weniger finanzieller Spielraum bleibt für entscheidende Zahlungen an Lieferanten, Mitarbeiter oder strategische Investitionen für die Zukunft Ihres Unternehmens. Eine unbezahlte Rechnung kann sogar zum Verlust eines Kunden führen, der letztendlich die Zahlung verweigert. Daher ist effektives Forderungsmanagement ein wesentlicher Bestandteil eines effektiven Kreditmanagements, bei dem die Aufrechterhaltung des Vertrauens in geschäftlichen Beziehungen im Mittelpunkt steht. Im Folgenden finden Sie sieben wertvolle Tipps zur Optimierung Ihres Forderungsmanagements.

1. Seien Sie kundenorientiert und denken Sie kommerziell

Nach der Erbringung von Dienstleistungen oder dem Versand einer Rechnung wird ein Kunde zu einem Schuldner. Obwohl das Wort ‚Schuldner‘ negativ klingen kann, bleibt auch dann ein kommerzieller Ansatz von entscheidender Bedeutung. Pflegen Sie die gute Geschäftsbeziehung, indem Sie nach der Lieferung Kontakt aufnehmen, den Erhalt der Rechnung überprüfen und eventuelle Beschwerden sofort lösen. Bleiben Sie engagiert und verhindern Sie, dass Beschwerden erst nach Ablauf der Zahlungsfrist ans Licht kommen.

Tipp! Holen Sie für jeden neuen Kunden eine Bonitätsauskunft ein, für nur 12,95 pro Stück. Entscheiden Sie anhand der Bonität im Bonitätsauskunft, ob Sie mit diesem Kunden Geschäfte machen möchten. In einigen Fällen ist es nämlich besser, im Voraus keine Geschäfte mit bestimmten Unternehmen zu machen, dies spart Ärger, rechtliche Schritte und Geld im Nachhinein.

2. Machen Sie das Bezahlen so einfach wie möglich

Halten Sie den Kontakt mit den Schuldnern persönlich und positiv. Verwenden Sie den Namen des Ansprechpartners und vereinfachen Sie das Bezahlen. Erwägen Sie digitale Rechnungen oder SMS-Nachrichten mit Zahlungslinks, um den Prozess zu vereinfachen. Bei großen Aufträgen in Raten stimmen Sie die Zahlungsbedingungen auf den bevorzugten Zeitpunkt des Kunden ab.

3. Seien Sie freundlich, bleiben Sie aber klar

Fragen Sie höflich, ob der Kunde die Rechnung erhalten hat, zögern Sie jedoch nicht, den Kunden an die getroffenen Vereinbarungen zu erinnern, wenn diese wiederholt nicht eingehalten werden. Eine strenge Debitorenpolitik verhindert, dass Kunden Zahlungsfristen ignorieren.

4. Segmentieren Sie Ihre Kundenportfolio

Teilen Sie Ihre Kunden basierend auf Risiken und Chancen in verschiedene Segmente ein. Passen Sie Ihren Ansatz an den Kundentyp an. Scheuen Sie sich nicht, Kunden auf Zahlungsverhalten anzusprechen, und überlegen Sie flexible Lieferbedingungen für schnell wachsende Unternehmen.

5. Automatisieren Sie den Zahlungsprozess

Setzen Sie auf Automatisierung für kleinere Kunden, um Zeit für wesentliche Beziehungen freizusetzen. Automatisieren Sie den Zahlungsprozess der Mehrheit der Kunden, um ein effektiveres Forderungsmanagement zu ermöglichen.

6. Behalten Sie den Überblick: Wissen ist Macht

Evaluieren Sie den Stand Ihres Forderungsmanagements, indem Sie die durchschnittliche Dauer bis zur Zahlung (DSO) berechnen. Dies ermöglicht Ihnen Einblicke in die durchschnittliche Dauer, bis Rechnungen bezahlt werden, und den finanziellen Einfluss auf Ihr Unternehmen zu erhalten. Machen Sie Kosten transparent und verstehen Sie, was eine Verringerung des DSO bewirken kann.

7. Nutzen Sie Software

Verwenden Sie Software, um Ihr Debitorenportfolio zu verwalten. Behalten Sie den Überblick über offene Beträge, fällige Rechnungen und risikoreiche Kunden. Vermeiden Sie unangenehme Überraschungen und ergreifen Sie rechtzeitig Maßnahmen, wie Vorauszahlungen, bei drohenden Insolvenzen.

Durch die Anwendung dieser praktischen Tipps stärken Sie nicht nur Ihr Forderungsmanagement, sondern optimieren auch Ihren Cashflow. Dies ermöglicht es Ihrem Unternehmen, zu wachsen und trotzdem vollständig auf eigenen Beinen zu stehen.